Polityka depozytów i odwoływania wizyt

ROXDENT LTD trading as Perfect Smile Dental Centre
36 Crown Street, Acton, England, W3 8SB
Tel: 07490 565656 | Email: hello@twojdentysta.co.uk

1. Wstęp

W Perfect Smile Dental Centre zależy nam na zapewnieniu najlepszej opieki wszystkim pacjentom. Każda zarezerwowana wizyta to czas kliniczny przeznaczony wyłącznie dla Ciebie. Gdy wizyta nie zostaje odwołana lub pacjent się nie stawia, inni pacjenci tracą szansę na leczenie.

Problem nieodwołanych wizyt dotyka całą branżę stomatologiczną w Wielkiej Brytanii. Według danych NHS rocznie przepada około 15 milionów wizyt lekarskich, co generuje ogromne straty finansowe i wydłuża kolejki dla innych pacjentów. W naszym gabinecie każda pusta godzina to czas, w którym mogliśmy pomóc komuś w bólu lub potrzebującemu pilnego leczenia. To również strata dla pacjentów oczekujących w kolejce, którzy mógłby skorzystać z tego terminu.

Depozyty pomagają nam utrzymać sprawne funkcjonowanie gabinetu i skrócić czas oczekiwania. Nasza polityka jest zgodna z Consumer Rights Act 2015, Section 62 (uczciwość warunków umownych). Pobierane kwoty odzwierciedlają rzeczywiste straty gabinetu związane z niewykorzystanym czasem klinicznym, a nie stanowią kary umownej.

Wszystkie warunki są przedstawiane przed dokonaniem płatności, zgodnie z wymogami Consumer Contracts (Information, Cancellation and Additional Charges) Regulations 2013. Depozyt jest warunkiem potwierdzenia rezerwacji i jest w pełni odliczany od kosztu leczenia po odbyciu wizyty. Nie pobieramy depozytów jako źródła dodatkowego przychodu.

Prosimy o uwagę, że wizyty dentystyczne umowione osobiście w gabinecie są zwolnione z 14-dniowego prawa do odstąpienia na podstawie Consumer Contracts Regulations 2013, Regulation 36, ponieważ stanowią usługi zdrowotne uzgodnione w lokalu usługodawcy.

2. Kiedy depozyt jest wymagany

Depozyt pobieramy w następujących przypadkach:

• Nowi pacjenci – przy pierwszej wizycie w gabinecie
• Zabiegi specjalistyczne – implanty, licówki, korony, leczenie kanałowe, mosty
• Wizyty trwające powyżej 30 minut
• Pacjenci z historią nieodwołanych wizyt (2 lub więcej niestawień się)
• Wizyty weekendowe i w godzinach wieczornych

Przy regularnych wizytach kontrolnych pacjentów z pozytywną historią frekwencji gabinet może zdecydować o zwolnieniu z obowiązku wpłaty depozytu. Decyzja należy do Kierownika Gabinetu.

Przed pobraniem jakiegokolwiek depozytu przekażemy Ci pisemny plan leczenia z wyceną kosztów. Będziesz mieć możliwość zapoznania się z planem i zadania pytań przed dokonaniem płatności. Jest to zgodne ze standardami GDC dotyczącymi świadomej zgody i przejrzystości cenowej.

3. Kwoty depozytów

Stosujemy prosty i przejrzysty system depozytów:

• Standardowy depozyt na wszystkie wizyty: 70 funtów
• Przygotowanie korony, mostu, licówki lub implantu: 50% wartości zabiegu (minimum 70 funtów)

Dokładna kwota depozytu zostanie podana podczas rezerwacji wizyty. Depozyt jest w pełni odliczany od kosztu leczenia. Nie pobieramy dodatkowych opłat administracyjnych związanych z depozytem.

4. Okres wypowiedzenia

Wizyty standardowe

Odwołaj wizytę minimum 24 godziny przed zaplanowanym terminem.

Zabiegi specjalistyczne

Odwołaj wizytę minimum 48 godzin przed zaplanowanym terminem. Dotyczy to zabiegów implantologicznych, protetycznych, chirurgicznych oraz wizyt trwających dłużej niż 60 minut.

Wizyty w weekendy i dni wolne (bank holidays)

Informacja o odwołaniu musi wpłynąć do końca ostatniego dnia roboczego przed wymaganym okresem wypowiedzenia.

Przykład: Jeśli masz wizytę specjalistyczną w poniedziałek, musisz odwołać ja do piątku (koniec dnia roboczego), ponieważ wymagany okres to 48 godzin.

Odwołanie wizyty zostanie potwierdzone przez nasz zespół telefonicznie lub e-mailem. Do momentu otrzymania potwierdzenia wizyta pozostaje aktywna.

5. Konsekwencje późnego odwołania lub niestawienia się

Stosujemy stopniowy system konsekwencji, aby być uczciwym wobec wszystkich pacjentów:

• Późne odwołanie lub pierwsze niestawienie się – depozyt 70 funtów nie podlega zwrotowi. Kwota ta odzwierciedla koszt niewykorzystanego czasu klinicznego, w tym wynagrodzenie lekarza, asystentki i koszty stałe gabinetu
• Niestawienie się bez żadnej informacji – depozyt nie podlega zwrotowi. Gabinet może dodatkowo obciążyć pacjenta pełną opłatą za utraconą wizytę, zgodnie z warunkami uzgodnionymi przy rezerwacji
• Drugie późne odwołanie lub niestawienie się – pacjent będzie proszony o opłacenie pełnej kwoty zabiegu z góry przy kolejnych rezerwacjach. Ta wyższa przedpłatą obowiązuje przez 12 miesięcy od drugiego incydentu. Po upływie 12 miesięcy bez kolejnych incydentów wracamy do standardowej kwoty depozytu
• Trzecie niestawienie się w ciągu 12 miesięcy – gabinet zastrzega sobie prawo do usunięcia pacjenta z aktywnej listy z 14-dniowym pisemnym wypowiedzeniem. Pacjent otrzyma list z uzasadnieniem decyzji oraz informacją o prawie do odwołania do Kierownika Gabinetu (Practice Manager)

Decyzja o usunięciu z listy pacjentów jest ostateczną po rozpatrzeniu ewentualnego odwołania. Pacjent ma 14 dni na złożenie pisemnego odwołania od daty otrzymania powiadomienia. Odwołanie będzie rozpatrzone w ciągu 10 dni roboczych.

6. Zwrot depozytu

• Wizyta odbyła się – depozyt zostaje odliczony od całkowitego kosztu leczenia w dniu wizyty
• Odwołanie w terminie – pełny zwrot w ciągu 14 dni roboczych na oryginalną metodę płatności. Jeśli odwołasz wizytę przez telefon lub e-mail w wymaganym terminie, nie ponosisz żadnych kosztów
• Metoda zwrotu – na tę samą metodę płatności, która dokonano wpłaty. Jeśli karta wygasła lub konto zostało zamknięte, skontaktujemy się z Tobą w celu ustalenia alternatywnej metody zwrotu (np. przelew bankowy BACS)
• Brak dodatkowych opłat – nie pobieramy żadnej opłaty za przetworzenie zwrotu depozytu
• Potwierdzenie zwrotu – otrzymasz potwierdzenie zwrotu e-mailem lub SMS-em wraz z przewidywaną datą wpływu środków

7. Zmiany w planie leczenia

Jeśli Twój plan leczenia ulegnie zmianie po wpłacie depozytu:

• Depozyt zostaje automatycznie przeniesiony na nowy zabieg bez konieczności dodatkowej wpłaty
• Jeśli nowy zabieg jest droższy, różnica zostanie pobrana przed wizytą lub w dniu wizyty
• Jeśli nowy zabieg jest tańszy, nadwyżką zostanie zwrócona w ciągu 14 dni roboczych
• Jeśli zrezygnujesz z leczenia całkowicie, depozyt zostanie zwrócony w pełni, minus koszty prac już wykonanych

Koszty już poniesione mogą obejmować: wysłane zlecenia laboratoryjne, zamówione materiały protetyczne, wykonane wyciski lub skany. O wszelkich takich kosztach zostaniesz poinformowany pisemnie z wyszczególnieniem poszczególnych pozycji. Masz prawo złożyć reklamację dotyczącą naliczonych kosztów.

8. Depozyty przy leczeniu wieloetapowym

Przy zabiegach wymagających wielu wizyt (np. implanty, leczenie ortodontyczne, mosty wieloczłonowe, pełnoprotetyczne rekonstrukcje):

• Depozyt 70 funtów pobierany jest na każdą wizytę w ramach planu leczenia
• Każdy depozyt jest odliczany od kosztu danego etapu leczenia w dniu wizyty
• Jeśli pacjent przerwie leczenie w trakcie, jest odpowiedzialny za koszty prac już wykonanych i zamówionych (w tym zlecenia laboratoryjne, materiały protetyczne, elementy implantologiczne)
• Przed rozpoczęciem leczenia wieloetapowego otrzymasz pisemny plan z rozkładem kosztów na poszczególne wizyty oraz harmonogramem wpłat depozytów
• Jeśli leczenie musi być przerwane z powodów medycznych (np. komplikacje, zmiana diagnozy), gabinet omówi z Tobą dalsze kroki i ewentualne zwroty

9. Wyjątki – nagłe sytuacje

Rozumiemy, że zdarzają się sytuacje losowe. Depozyt może zostać zwrócony w następujących przypadkach:

• Nagły wypadek medyczny (pacjenta lub najbliższego członka rodziny)
• Żałoba – utrata najbliższego członka rodziny
• Nagła poważna choroba wymagająca natychmiastowej pomocy medycznej
• Wypadek drogowy lub inne zdarzenie losowe uniemożliwiające dotarcie do gabinetu
• Inne wyjątkowe okoliczności – decyzja należy do Kierownika Gabinetu

Gabinet może poprosić o okazanie dokumentacji potwierdzającej (np. zaświadczenie lekarskie, wypis ze szpitala, akt zgonu w przypadku żałoby, raport policyjny w przypadku wypadku). Każdy przypadek rozpatrujemy indywidualnie z empatią i zrozumieniem.

Decyzja o uznaniu lub odrzuceniu wniosku o zwrot zostanie podjęta w ciągu 5 dni roboczych od otrzymania dokumentacji. W przypadku odmowy pacjent otrzyma pisemne uzasadnienie i ma prawo odwołania do Kierownika Gabinetu. Odwołanie należy złożyć pisemnie w ciągu 14 dni od otrzymania decyzji.

10. Choroba zakaźna

Jeśli masz objawy choroby zakaźnej (np. COVID-19, grypa, ospa wietrzna lub inna choroba zaraźliwa), prosimy o nieprzychodzenie do gabinetu. Skontaktuj się z nami, aby przełożyć wizytę.

Odwołania z powodu choroby zakaźnej traktujemy jako wyjątek. Twój depozyt zostanie zwrócony w całości, pod warunkiem że poinformujesz nas przed godziną wizyty. Możemy poprosić o potwierdzenie choroby telefonicznie lub mailowo.

Chroni to innych pacjentów i nasz zespół kliniczny. Przyjście do gabinetu z chorobą zakaźną może narazić na ryzyko pacjentów z obniżoną odpornością.

11. Stawienie się na wizytę, gdy zabieg nie może się odbyć

Jeśli stawisz się na wizytę, ale zabieg nie może się odbyć z przyczyn klinicznych (np. jadłeś przed zabiegiem w sedacji, Twoje ciśnienie jest zbyt wysokie lub przyjmujesz przeciwwskazany lek), wizyta zostanie odnotowana jako odbyta. Twój depozyt zostanie przeniesiony na przełożoną wizytę.

Jeśli zabieg nie może się odbyć z winy gabinetu (np. awaria sprzętu lub nieobecność lekarza), Twój depozyt zostanie zwrócony w całości lub przeniesiony na nowy termin – według Twojego wyboru.

12. Metody płatności depozytu

• Płatność kartą przez telefon
• Link do płatności online (wysyłany e-mailem lub SMS-em)
• Przelew bankowy (BACS)
• Płatność kartą osobiście w recepcji
• Płatność gotówką w recepcji
• Depozyt należy wpłacić w momencie rezerwacji wizyty lub w terminie wskazanym przez gabinet

Po otrzymaniu depozytu wystawimy potwierdzenie wpłaty, które możesz zachować jako dowód płatności.

13. Jak odwołać wizytę

• Telefonicznie: 07490 565656 (w godzinach otwarcia: pon-pt 9:00-20:00, sob 9:00-18:00)
• E-mailem: hello@twojdentysta.co.uk (potwierdzenie otrzymasz w ciągu 1 dnia roboczego)
• Osobiście w recepcji gabinetu
• Wiadomości głosowe pozostawione poza godzinami otwarcia zostaną obsłużone w następnym dniu roboczym

Ważne: Wiadomości tekstowe SMS i WhatsApp NIE są akceptowane jako formalne odwołanie wizyty. Wynika to z braku możliwości zagwarantowania terminowego odczytania tych wiadomości.

14. Prawo do reklamacji

Jeśli masz wątpliwości dotyczące tej polityki lub sposobu naliczenia depozytu:

• Skontaktuj się z Kierownikiem Gabinetu osobiście w klinice lub e-mailem
• Złóż formalną skargę – szczegóły znajdziesz na stronie Procedura reklamacji
• Informacje o prawach konsumenta: Citizens Advice Bureau (www.citizensadvice.org.uk)
• Informacje o standardach opieki stomatologicznej: General Dental Council (www.gdc-uk.org)

15. Data wejścia w życie

Niniejsza polityka obowiązuje od 6 marca 2026.

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji tej polityki. O zmianach poinformujemy na naszej stronie internetowej oraz w gabinecie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.

Ostatnia aktualizacja: 6 marca 2026

---

ROXDENT LTD trading as Perfect Smile Dental Centre, Company No. 08978156, registered in England and Wales